Codificare culori documente

Scop

Acest document descrie schema de codificare prin culori utilizată în sistemul de documentație IZIT Solutions Knowledge Base. Fiecare tip de document are asociată o culoare distinctivă pentru identificare rapidă.

Cadrul ITIL

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) este un set de bune practici pentru managementul serviciilor IT, recunoscut la nivel internațional. Structura documentației din acest sistem urmează principiile ITIL privind organizarea proceselor și procedurilor, asigurând:

Consistență - toate documentele respectă un format standardizat
Trasabilitate - fiecare document are un cod unic de identificare
Ierarhie clară - de la politici generale la instrucțiuni detaliate
Îmbunătățire continuă - documentele sunt versionate și actualizate periodic

Standardul ISO 9001

ISO 9001 este standardul internațional pentru sistemele de management al calității. Acesta definește o structură piramidală a documentației pe patru niveluri:

Nivel	Tip document	Descriere
1	Politici	Declarații de intenție și direcție strategică
2	Proceduri	Procese documentate care descriu CE trebuie făcut și de către CINE
3	Instrucțiuni de lucru	Descrieri detaliate CUM se execută activitățile specifice
4	Înregistrări	Dovezi ale conformității (formulare completate, rapoarte, loguri)

Sistemul nostru de documentație respectă această ierarhie:

Nivelul 1 (POL-) - Politici organizaționale
Nivelul 2 (SOP-) - Proceduri operaționale standard
Nivelul 3 (WI-) - Instrucțiuni de lucru detaliate

Documentele de tip DOC-, TRN-, TS- și FAQ- nu fac parte din ierarhia ISO 9001 - acestea sunt documente suport pentru managementul cunoștințelor (knowledge management), aliniate la practicile ITIL.

Împreună, ISO 9001 și ITIL oferă cadrul necesar pentru o documentație profesională și ușor de întreținut.

Schema de culori

Tip document	Prefix	Culoare	Cod hex	Descriere
Politică	POL-	Violet	#6a1b9a	Reguli generale, obiective strategice
Procedură Operațională Standard	SOP-	Roșu închis	#d32f2f	Procese formale cu responsabilități
Instrucțiuni de Lucru	WI-	Verde	#2e7d32	Pași detaliați pentru sarcini specifice
Decizie	DEC-	Albastru închis	#1a237e	Atribuiri de roluri, delegări de autoritate
Documentație	DOC-	Albastru	#1565c0	Referință, descrieri de sisteme
Training	TRN-	Portocaliu	#ff6f00	Materiale de instruire
Troubleshooting	TS-	Gri neutru	#757575	Rezolvare probleme
FAQ	FAQ-	Teal	#00897b	Întrebări frecvente
Buget	BUD-	Maro/Bronz	#795548	Documente de buget și planificare financiară

Utilizarea culorilor

Culorile sunt aplicate în următoarele elemente ale documentelor:

Secțiunea de metadate (banner) — fundal colorat cu text alb; include tipul documentului, codul, titlul și câmpurile de metadate
Titlurile de secțiune (H2) — linie subțire în culoarea documentului
Header-ele tabelelor — fundal colorat cu text alb
Blockquote-urile — linie verticală stânga în culoarea documentului (atât pe web cât și în PDF)

Funcționalități suplimentare

Descărcare PDF

Documentele pot fi descărcate în format PDF direct din site. Pentru aceasta, frontmatter-ul documentului trebuie să conțină câmpul pdf: cu calea relativă către fișierul PDF:

pdf: "pdf/nume-document.pdf"

PDF-ul se generează cu scriptul corespunzător tipului de document (ex: ./bin/genereaza-pdf-doc.sh docs/DOC/fisier.md) și se salvează automat în docs/{PREFIX}/pdf/. Pe site, în bannerul de metadate apare un buton de descărcare.

URL web în PDF

Câmpul url: din frontmatter adaugă linkul web al documentului în footer-ul fiecărei pagini din PDF:

url: "https://kb.izit.ro/DOC/nume-document/"

Tipuri de documente

Sistemul include trei categorii de documente:

Documente ierarhice (ISO 9001):

Nivel	Prefix	Tip document
1	POL-	Politică
2	SOP-	Procedură Operațională Standard
3	WI-	Instrucțiuni de Lucru

Documente de guvernanță:

Prefix	Tip document	Rol
DEC-	Decizie	Atribuiri formale de roluri, delegări de autoritate, numiri

Documente suport (Knowledge Management):

Prefix	Tip document	Rol
DOC-	Documentație	Referință tehnică, descrieri de sisteme
TRN-	Training	Materiale de instruire
TS-	Troubleshooting	Ghiduri de rezolvare probleme
FAQ-	Întrebări Frecvente	Răspunsuri la întrebări comune
BUD-	Buget	Documente de buget și planificare financiară

Convenția de numerotare

Format: PREFIX-DEPT-NNN

PREFIX = tipul documentului (POL, SOP, WI, DEC, DOC, TRN, TS, FAQ, BUD)
DEPT = departamentul (IT, HR, FIN, OPS, etc.)
NNN = număr secvențial (001, 002, etc.)

Exemple:

POL-IT-001 - Prima politică IT
SOP-HR-003 - A treia procedură HR
WI-IT-012 - A douăsprezecea instrucțiune de lucru IT
DEC-IT-001 - Prima decizie IT (atribuire roluri)
BUD-IT-2026 - Buget IT pentru anul 2026

Istoric modificări

Versiune	Data	Autor	Modificări
1.0	30.03.2026	Departamentul IT	Versiune inițială IZIT Solutions