---

titlu: "PROCEDURĂ PRIVIND ALOCAREA ECHIPAMENTELOR IT" cod: "SOP-IT-003" versiune: "1.3" data: "30.12.2025" emis_de: "Director IT" aprobat_de: "Director Operațional, Director General" clasificare: "Intern"

Documente conexe

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură stabilește fluxul de lucru pentru alocarea echipamentelor IT în cadrul S.C. MISAVAN TRADING S.R.L., asigurând:

• Gestionarea eficientă a solicitărilor de echipamente
• Trasabilitatea completă a procesului de alocare
• Controlul prin aprobare ierarhică
• Documentarea corectă pentru evidența contabilă și de inventar

Notă: În cadrul acestei proceduri se face referire și la achiziția echipamentelor, însă procedura detaliată pentru achiziție face obiectul unei proceduri separate.

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică pentru alocarea următoarelor categorii de echipamente IT:

• Laptopuri și desktop-uri (workstations)
• Monitoare
• Telefoane mobile și tablete
• Accesorii IT (mouse, tastatură, docking station, căști, etc.)
• Echipamente de rețea
• Componente și piese de schimb
• Orice alt echipament IT necesar activității companiei

3. Definiții și abrevieri

4. Responsabilități

4.1 Manageri de filială / Șefi direcți (Solicitanți recomandați)

Important: Se recomandă ca cererile de alocare de echipamente să fie făcute de către managerii de filială sau șefii direcți ai angajaților beneficiari. În acest fel se elimină necesitatea unei aprobări suplimentare din partea șefului direct.

Responsabilități:

• Completează formularul de solicitare echipament în GLPI pentru angajații din subordine
• Furnizează justificarea necesității echipamentului
• Confirmă recepția echipamentului de către beneficiar

4.2 Angajați (Solicitanți alternativi)

În cazul în care un angajat completează direct formularul de alocare:

• Responsabilul Parc IT are obligația să adauge la tichet procedura de aprobare a șefului direct al angajatului
• Abia după obținerea aprobării din partea șefului direct, tichetul urmează fluxul standard de aprobare

4.3 Responsabil Parc IT

Conform SOP-IT-002, Responsabilul Parc IT are responsabilitate exclusivă asupra operațiunilor GLPI:

• Verifică disponibilitatea echipamentelor în stoc
• Adaugă aprobările necesare la tichetele create de angajați (nu de manageri)
• Procesează cererile primite prin email și adaugă aprobările specifice departamentului
• Realizează toate transferurile în GLPI
• Generează și semnează Procesele Verbale de Predare-Primire
• Actualizează statusul echipamentelor în GLPI
• Predă echipamentele către responsabilul cu expedierea (conform SOP-IT-001)

Notă: Responsabilul Parc IT este singura persoană autorizată să efectueze modificări în GLPI privind statusul, transferurile și documentele echipamentelor IT.

4.4 Echipa Suport IT – Voinești

Conform SOP-IT-002:

• Pregătește, instalează, configurează și testează echipamentele IT destinate utilizatorilor sau filialelor
• La finalizarea pregătirii, transmite echipamentele către Brătuleni
• Nu efectuează actualizări în GLPI privind transferul sau statusul echipamentelor
• Poate aplica configurări specifice utilizatorului (remote sau la Brătuleni, dacă natura configurărilor o impune)

4.5 Responsabil expediere

Conform SOP-IT-001:

• Organizează transportul intern cu mașinile Misavan
• Include echipamentele în planul de transport
• Expediază echipamentele către filiale

4.6 Directori/Manageri de departament (Logistică, Profesional, Retail, Contabilitate, HR, etc.)

Rol obligatoriu în fluxul de aprobare pentru alocare:

• Aprobă cererile de alocare pentru angajații din departamentul lor
• Validează necesitatea echipamentului pentru activitatea departamentului

4.7 Director IT

• Aprobă cererile de achiziție echipamente IT (prima aprobare)
• Validează specificațiile tehnice și necesitatea achiziției
• Aprobă bugetul estimat pentru achiziții
• Aprobă situațiile excepționale de transport (curier)

4.8 Director Operațional

• Aprobă în absența directorilor/managerilor de departament
• Aprobă situațiile excepționale de transport (curier)

4.9 Director General

• Aprobă cererile de achiziție echipamente IT (aprobare finală)
• Aprobă situațiile excepționale de transport (curier)
• Poate respinge sau solicita alternative

4.10 Departamentul Contabilitate

• Primește notificări despre achizițiile aprobate (observer)
• Preia documentele de achiziție (factură)
• Înregistrează în evidența contabilă

5. Modalități de solicitare

Cererile de alocare a echipamentelor IT se pot face în două moduri:

5.1 Prin completarea formularului de alocare (recomandat)

Acces: https://glpi.misavan.net/Helpdesk

Autentificare: Cu aceleași credențiale ca cele de la adresa de email Misavan.

Procedură:

1. Solicitantul accesează portalul GLPI și se autentifică
2. Alege formularul specific departamentului său, dacă există (Logistică, Profesional, Retail, etc.), sau formularul general „Cerere alocare echipament IT"
3. Completează toate câmpurile obligatorii și cele opționale dacă este cazul
4. Trimite formularul

Avantaje:

• Fluxul de aprobare este configurat automat în funcție de departament
• Date structurate și complete
• Trasabilitate completă

5.2 Prin trimiterea unui email

Adresa: suport.it@misavan.com

Conținut obligatoriu al emailului:

• Tip echipament solicitat
• Beneficiar (cine va primi echipamentul)
• Justificare (de ce este necesar)
• Urgență (scăzută / medie / ridicată / critică)
• Data limită la care echipamentul trebuie livrat
• Alte observații relevante (specificații tehnice dorite, etc.)

Procedură după primirea emailului:

1. Se creează automat un tichet în GLPI
2. Responsabilul Parc IT verifică datele primite
3. Responsabilul Parc IT adaugă la tichet cererile de aprobare necesare, specifice departamentului din care beneficiarul face parte
4. Tichetul urmează apoi fluxul standard de aprobare

6. Fluxul procesului

6.1 Fluxul de aprobare pentru alocare echipamente

Important: Fluxul de aprobare pentru orice echipament conține obligatoriu:

1. Aprobarea Responsabilului Parc IT
2. Aprobarea Directorului/Managerului de departament:
   • Logistică → Manager Logistică și Depozitare
   • Profesional → Director Vânzări Profesional
   • Retail → Director Vânzări Retail
   • Contabilitate → Director Economic
   • HR → Manager Resurse Umane
   • Alte departamente → Superiorul ierarhic direct sau Director Operațional

Notă: În absența Directorului/Managerului de departament, aprobarea poate fi acordată de Directorul Operațional.

6.2 Diagrama fluxului

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│              SOLICITARE ALOCARE ECHIPAMENT                      │
│                                                                 │
│    ┌─────────────────┐          ┌─────────────────┐             │
│    │   FORMULAR      │          │     EMAIL       │             │
│    │   (Suport IT)   │          │ suport.it@...   │             │
│    └────────┬────────┘          └────────┬────────┘             │
│             │                            │                      │
│             │         ┌──────────────────┘                      │
│             │         │                                         │
│             │         ▼                                         │
│             │  ┌─────────────────────────────────┐              │
│             │  │ Responsabil Parc IT adaugă      │              │
│             │  │ aprobările necesare             │              │
│             │  └──────────────┬──────────────────┘              │
│             │                 │                                 │
│             └────────┬────────┘                                 │
│                      │                                          │
└──────────────────────┼──────────────────────────────────────────┘
                       │
                       ▼
        ┌──────────────────────────────────┐
        │ Solicitant = Manager/Șef direct? │
        └──────────────┬───────────────────┘
                       │
             ┌─────────┴─────────┐
             │                   │
             ▼                   ▼
       ┌──────────┐        ┌───────────────────────────┐
       │    DA    │        │           NU              │
       │          │        │  (angajat a completat)    │
       └────┬─────┘        └─────────────┬─────────────┘
            │                            │
            │                            ▼
            │              ┌─────────────────────────────┐
            │              │ Responsabil Parc IT adaugă  │
            │              │ aprobare șef direct         │
            │              └──────────────┬──────────────┘
            │                             │
            │                             ▼
            │              ┌─────────────────────────────┐
            │              │   APROBARE ȘEF DIRECT       │
            │              └──────────────┬──────────────┘
            │                             │
            │                   ┌─────────┴─────────┐
            │                   │                   │
            │                   ▼                   ▼
            │             ┌──────────┐        ┌──────────┐
            │             │ APROBAT  │        │ RESPINS  │
            │             └────┬─────┘        └────┬─────┘
            │                  │                   │
            └──────────┬───────┘                   ▼
                       │                    Notificare
                       │                    Tichet închis
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│           APROBĂRI OBLIGATORII ALOCARE                          │
│                                                                 │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  1. APROBARE RESPONSABIL PARC IT                        │   │
│   │     - Verifică disponibilitatea în stoc                 │   │
│   │     - Validează cererea                                 │   │
│   └────────────────────────┬────────────────────────────────┘   │
│                            │                                    │
│                            ▼                                    │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  2. APROBARE DIRECTOR NAȚIONAL DEPARTAMENT              │   │
│   │     - Director Logistică / Profesional / Retail         │   │
│   │     - Sau persoana abilitată să aprobe                  │   │
│   └────────────────────────┬────────────────────────────────┘   │
│                            │                                    │
│              ┌─────────────┴─────────────┐                      │
│              │                           │                      │
│              ▼                           ▼                      │
│        ┌──────────┐               ┌──────────┐                  │
│        │ APROBAT  │               │ RESPINS  │                  │
│        └────┬─────┘               └────┬─────┘                  │
│             │                          │                        │
└─────────────┼──────────────────────────┼────────────────────────┘
              │                          │
              │                          ▼
              │                   Notificare
              │                   Tichet închis
              │
              ▼
        ┌─────────────────────────────────┐
        │      VERIFICARE STOC            │
        │  (Responsabil Parc IT)          │
        └──────────────┬──────────────────┘
                       │
             ┌─────────┴─────────┐
             │                   │
             ▼                   ▼
       ┌──────────┐        ┌──────────┐
       │ PE STOC  │        │  LIPSĂ   │
       └────┬─────┘        │  STOC    │
            │              └────┬─────┘
            │                   │
            │                   ▼
            │     ┌─────────────────────────────────────────┐
            │     │  IT inițiază proces de achiziție        │
            │     │  (vezi secțiunea 7)                     │
            │     └──────────────────┬──────────────────────┘
            │                        │
            │                        ▼
            │     ┌─────────────────────────────────────────┐
            │     │  Aprobare Director IT                   │
            │     │           ↓                             │
            │     │  Aprobare Director General              │
            │     │           ↓                             │
            │     │  Efectuare achiziție                    │
            │     │           ↓                             │
            │     │  Recepție echipament în Brătuleni       │
            │     └──────────────────┬──────────────────────┘
            │                        │
            └───────────┬────────────┘
                        │
                        ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│            PREGĂTIRE ECHIPAMENT (conform SOP-IT-002)            │
│                                                                 │
│   1. Suport IT Voinești configurează echipamentul               │
│   2. Echipamentul este trimis la Brătuleni                      │
│   3. Configurări specifice utilizator (remote sau local)        │
└─────────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│           ALOCARE ECHIPAMENT (Responsabil Parc IT)              │
│                                                                 │
│   1. Realizare transfer în GLPI                                 │
│   2. Generare Proces Verbal în două exemplare                   │
│   3. Atașare documente la echipament                            │
│   4. Notificare beneficiar prin email (cu PV atașat)            │
└─────────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│            EXPEDIERE (conform SOP-IT-001)                       │
│                                                                 │
│   1. Predare echipament către Responsabilul expediere           │
│   2. Includere în planul de transport                           │
│   3. Expediere cu mașinile Misavan                              │
│   4. Ambele exemplare PV atașate coletului                      │
└─────────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
                              │
                              ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    FINALIZARE                                   │
│                                                                 │
│   1. Beneficiarul primește echipamentul                         │
│   2. Semnează PV-ul                                             │
│   3. Un exemplar PV rămâne la beneficiar                        │
│   4. Tichet închis în GLPI                                      │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

7. Procedura de achiziție (când echipamentul nu este pe stoc)

Când echipamentul solicitat nu este disponibil pe stoc, departamentul IT inițiază procesul de achiziție:

7.1 Inițiere achiziție

Cine: Departament IT

Cum: Completează formularul "Cerere achiziție echipamente IT" în GLPI

Informații necesare:

• Destinație: Pentru angajat specific / Aprovizionare stoc
• Beneficiar final (dacă este cazul)
• Tip echipament și specificații tehnice
• Cantitate
• Buget estimat (RON)
• Justificare achiziție
• Nivel urgență
• Termen dorit de livrare
• Oferte de preț (recomandat pentru sume > 1000 RON)

7.2 Flux aprobare achiziție

Important: Aprobările obligatorii pentru achiziția de echipamente IT sunt:

1. Director IT
2. Director General

7.3 Efectuare achiziție

După obținerea aprobărilor:

1. IT selectează furnizorul
2. Plasează comanda
3. Recepționează echipamentul în Brătuleni
4. Verifică conformitatea
5. Responsabilul Parc IT înregistrează în inventarul GLPI
6. Atașează la tichet: factură, alte documente
7. Contabilitatea (observer) preia documentele

Notă: Procedura detaliată de achiziție face obiectul unui document separat.

8. Alocarea efectivă a echipamentului

8.1 Pregătirea echipamentului

Cine: Echipa Suport IT Voinești

Pași (conform SOP-IT-002):

1. Configurare standard Misavan (sistem de operare, aplicații de bază, politici de securitate)
2. Testare și declarare "Gata de livrare"
3. Trimitere fizică la Brătuleni
4. Configurări specifice utilizator (remote sau local, dacă sunt necesare)

8.2 Înregistrarea și transferul în GLPI

Cine: Responsabil Parc IT

Pași:

1. Primire și verificare echipament
2. Realizare transfer în GLPI către beneficiar
3. Actualizare status echipament
4. Generare Proces Verbal în două exemplare
5. Atașare documente la echipament în GLPI

8.3 Expedierea echipamentului

Conform SOP-IT-001:

1. Responsabilul Parc IT predă echipamentul către Responsabilul expediere
2. Ambele exemplare PV sunt atașate coletului
3. Echipamentul este inclus în planul de transport
4. Expedierea se face exclusiv cu mașinile Misavan

Situații excepționale (transport prin curier):

• Necesită aprobare de la Director IT / Director Operațional / Director General
• Trebuie documentată justificarea
• Transferul GLPI și PV se întocmesc în maxim 24 ore de la expediere

8.4 Documentul Proces Verbal

Procesul Verbal generat în GLPI conține:

• Datele echipamentului (tip, model, serie, cod inventar)
• Datele predătorului și primitorului
• Data predării
• Starea echipamentului
• Locația
• Observații
• Spațiu pentru semnături

8.5 Returnarea Procesului-Verbal semnat

După semnarea Procesului-Verbal de către utilizatorul final în filială, exemplarul destinat arhivării este returnat la sediul Brătuleni prin intermediul primului transport disponibil dinspre filiala respectivă către Brătuleni. Responsabilul de Parc IT verifică primirea documentului și îl atașează în GLPI la fișa echipamentului corespunzător.

9. Termene standard

10. Cazuri speciale

10.1 Achiziții de urgență

Pentru situații critice care afectează activitatea companiei:

• Se poate solicita aprobare verbală de la Director General
• Aprobarea în GLPI se regularizează în maximum 24 ore
• Se documentează motivul urgenței în tichet

10.2 Aprovizionare stoc

Pentru menținerea unui stoc minim de echipamente:

• IT monitorizează nivelul stocurilor conform SOP-IT-002
• Când stocul scade sub minimul stabilit, inițiază achiziție
• Nu este necesar beneficiar specific
• Urmează același flux de aprobare

10.3 Înlocuire echipament defect

În garanție:

• IT contactează furnizorul/service-ul
• Nu se inițiază achiziție nouă
• Se documentează în tichetul de incident

În afara garanției:

• Se urmează fluxul standard de alocare/achiziție
• Se menționează în justificare echipamentul înlocuit
• Echipamentul vechi se casează conform procedurii

10.4 Transfer între angajați

Când un echipament trebuie transferat de la un angajat la altul:

• Se utilizează funcționalitatea de transfer din GLPI
• Responsabilul Parc IT realizează transferul
• Se generează PV de transfer
• Ambii angajați sunt notificați
• Inventarul se actualizează automat

10.5 Transport prin curier (excepțional)

Conform SOP-IT-001, transportul prin curier este permis doar:

• În situații urgente, cu justificare clară
• Cu aprobare prealabilă de la Director IT / Director Operațional / Director General
• Cu regularizare GLPI în maxim 24 ore

11. Control și conformitate

• Departamentul IT verifică lunar conformitatea cu procedura
• Neconformitățile sunt raportate Managementului și documentate în GLPI
• Echipamentele cu trasabilitate incompletă sunt investigate prioritar
• Nerespectarea procedurii poate duce la:
  • Pierderea trasabilității echipamentelor
  • Încălcarea procedurilor interne IT
  • Posibile măsuri disciplinare conform regulamentului intern

12. Indicatori de performanță

13. Anexe

Anexa 1: Link-uri utile GLPI

Anexa 2: Formulare disponibile

Anexa 3: Contacte și responsabilități

14. Revizuirea procedurii

Procedura se revizuiește anual sau ori de câte ori apar modificări organizaționale sau tehnologice relevante.

15. Istoric modificări

16. Aprobare